根据惠院发[201X]103号《关于印发
一、完善自我，学生校长助理工作的制度建设
为落实惠院发[201X]103号《关于印发
二、勤奋务实，基本工作开展情况
(一)校长信箱和书记信箱的运营
“书记信箱”“ 校长信箱”依托学校办公自动化系统(OA)，是校领导密切联系师生员工，了解校情民意、解决师生员工实际问题的重要渠道，是师生员工依法依规反映合理诉求、参与办学和管理、为学校发展建言献策的重要途径，也是学生校长助理日常主要负责处理的工作。上半学年，“书记信箱”“ 校长信箱”共收到来信178封，有效信件共计121封(重复、匿名，超出信箱职责范围的不符合规定的来信或一信多投的情况除外)。其中重要信件由校领导批示的来信处理单有27份，内容涵盖信件数有62封(信件内容和性质类似的作合并处理)，直接由各部门处理的信件有59份(主要是日常的咨询和后勤生活问题)。下半学年共收到来信153封，有效信件共计88封。其中由校领导批示的来信处理单有15份，内容涵盖信件数有32封(涉及学士学位证、教学质量、宿舍安全、教工权益、学生权益等，详情请见《信箱处理一览表》)，直接回复或者交由各部门处理的信件有56份(主要是日常教学、生活咨询和后勤生活问题)。
(二)接待学生来访的工作情况
根据学生处《关于进一步畅通我校学生诉求渠道的通知》中关于建立学生接待日的要求：每周四下午，学生工作部(处)负责人在行政楼205办公室接待学生来访;工作日上班时间学生校长助理在行政楼213办公室接待学生来访。这学年从开展工作以来，总共接待学生41人次。主要涉及电信网投诉、热水系统投诉，学士学位证授予细则、教师上课质量、教材质量等问题(解决方式：与信箱合并处理)。办公室位置调整后，学生校长助理办公室由原本的行政楼213搬迁至行政楼523，由于523位置较为偏僻，很大程度上影响了学生来访的积极性，导致后期接待来访学生数量有所减少。为方便学生的来访与咨询，我们也建议将学生校长助理的办公室重新选择地址。
(三)微信公众号的日常运营
平台主要有收集意见和反馈相关信息的功能，用于收集学生的线上对学校管理、教育和服务等方面的意见和建议，及时反馈学生的热点问题。这一学年学生校长助理的微信公众号正常平稳运营，随着不断地推广和宣传，截至2020年9月初，关注量已达1682人。在收集意见方面，微信公众号总共收集到89条有关学校管理、教育和生活服务等方面有效意见和建议，处理率达100%。共推送33篇文章。其中领导陪餐反馈类有3篇，学生问题回复类10篇，校务公开类6篇，专题调研4篇，其它10篇。以今年9月为例，推文月阅读量达15621次，转发次数共1165次。
(四)“青年之声”平台和“青年之家”运营
进一步配合校团委进一步完善了广东青年之声的线上线下同步建设。2020年4月，联合校团委宣传部开展工作，拟定相关文件，在全校范围内进行“广东青年之声”工作的全面推广，建立起来24个二级组织平台，普通用户注册人数达12745人，专家注册人数达到40人，成立了XX学院“青年之声”管理委员会的管理机构。线下建立以学生校长助理办公室为依托的青年之声线下服务平台——XX学院青年之家，成立日常管理小组并实行轮班制接待来访学生和管理青年之声线上平台，线上回复问题5个，线下处理问题12个，接到来访6人次。线上线下的有机结合，努力了解学生呼声、回应学生诉求，服务学生成长，提升组织活力，加强信息处理，完善工作机制。此外，也与团市委形成信息共享，活动互助的交流机制。
(五)专题调研的开展
本学年学生校长助理开展了多次调研活动，均为学生生活中比较关注和贴近的主题：热水问题、琴房使用情况、元味招标、学生投诉老师问题、课室改造、学生创新创业、厕所文化、旧书回收利用、盗版教材等。其中我们对热水问题、课室改造以及学生创新创业三大调研主题进行了较为长期深入的调研，并为此举办了2场较大影响力的座谈会。
(六)主抓跟进两大热点问题
1.空气能热水供应问题
由于学校各栋宿舍热水期的安全使用年限已到，学校各栋宿舍安装了空气能热水供应系统。201X年起，各栋宿舍开始使用热水系统，由于缺少管理经验，导致新的热水系统不尽人意，经常出现停水，水温不够等问题。为了解决好与同学日常生活息息相关的热水问题，学生校长助理与后勤基建处，热水公司直接接触，将出现的问题及时反映给后勤基建处和热水公司，及时解决出现的问题。此外，应同学们的要求，将相关情况反映给有关部门，与热水公司协商，将热水供应在寒暑期结束前提前一周开放，方便部分留校实习学习的同学们。
2.校园网络改造问题
根据 “智慧校园”项目的计划，我校于201X年7月对校内网络进行改造升级。由于工程工期较紧，改造升级后未全面调试，导致同学们使用后问题频发，严重影响了学习和生活。为了反映和解决相关问题，学生校长助理配合电信公司开展了全校范围内的校园网问题普查，发放相关问卷。并先后五次收集相关意见和建议，参加电信公司的网络问题座谈会，并反映相关问题。与电信公司建立网络问题反馈群，方便同学们反映网络问题。经过一个学期的整改和维护，现网络已有很大改观并趋于稳定。
(七)组织“学生食堂陪餐制”活动
积极应召广东省教育厅印发的《广东省学校学生食堂陪餐制度》的通知，规范食堂日常管理，提高食堂饭菜质量，提升校园食品安全水平，确保学生健康成长。会合校学生会调研部一同开展食堂陪餐制度，认真听取广大同学的心声，努力解决学生在校园所遇到的问题。本学年总共举行11次食堂陪餐活动，收集问题98个。陪餐涉及话题有后勤维修、饭堂饭菜、快递服务站快递柜问题、图书馆空调及无线网络问题、共享单车进入校园热点问题、创业扶持制度和附中后门开放问题等与学生学习生活息息相关的话题。在陪餐后续工作中，结合学校给予的回复，也及时相应地给予学生回复反馈。形式为在XX学院学生校长助理和XX学院学生会公众号推送推文，在各大宿舍楼下粘贴纸质告示，做到覆盖面广，保证学生知情。
(八)第二届学生校长助理的选聘工作
2020年3月份开始，我们对第二届学生校长助理的选聘工作进行策划并做出方案。于4月份正式进行选聘工作的宣传，开始接受报名并经过三轮竞选，秉着择优录取、公平、公正、公开的原则，最后选出十一位候选人，进入为期三个月的考核阶段。
(九)其他工作的开展
除了日常工作外，还提出《关于XX学院师生互动平台设想》和《学生信息反馈网设想》的建议，校领导也给予高度评价。在5-6月份开展学生校长助理候选人的培训工作，使他们尽快熟悉相关工作，并投入工作。
三、配合落实，积极协助各职能部门与组织开展工作
学生校长助理除处理日常的学生工作外，还协助各职能部门和学校学生组织开展相关工作。
教务处：
协助教务处做好有关选课、学分评定等教育教学工作。本学期14、15级选修课修满6学分的无需再参加选课，16级选修课则必须修满12学分才能拿到毕业证，有四门为博雅核心课程，其他四门自由选，该做法较以往有所变动。协助教务处就此问题向广大学生做出解释并予以正确地引导。此外，还协助教务处调查部分盗版教材问题，并及时向上级反映，得到及时的反馈。
学生处：
协助学生处调查学校学生创新创业现状情况和宣传解释奖学金、助学金评选发放等工作。近一年来，同学对奖助学金的发放存在较大的疑问并对部分获奖受助同学提出质疑。针对这些情况，我们及时向学生处了解奖助金的评选细则以及奖助学金如何发放的具体情况，并与学生处保持联系，保证及时将最新信息反馈给相关同学，在较大程度上稳定了广大同学的情绪。
为更好地落实“大众创业，万众创新”的发展战略，响应国家号召，加快推进我校创新创业教育改革工作，我校决定成立“XX学院创新创业学院”。为了开展广泛调查，学生校长助理于2020年3月31日在行政楼202会议室召开创新创业座谈会，会议共有24名创业学生代表出席。与此同时，发放网络问卷调查我校创新创业情况，共收集有效问卷139份，并以此做出充分分析，形成报告。此外，还协助学生处组织创业学生代表46人外出参观惠南科技园的“创客空间”，让创业学生代表更好地联系实际并坚持学习。
保卫处：
协助保卫处调研校园安全噪音等问题。部分学生反映宿舍存在安全隐患问题，就阳台安全问题向学校提出了部分宿舍需加装防盗网以确保学生的人身财产安全建议。针对学生提出的安全隐患问题(女生衣物失窃，男女混住，外来人员自由进出宿舍等)，我们及时反映保卫处，并请求加强巡查，严把“来访”登记关。同时，进一步督促加快学生宿舍门禁系统的建设和启用，禁止外来人员随意进出。针对宿舍噪音问题，我们及时向保卫处提出处理意见，保卫处也联系相应部门采取措施保证学生有一个安静的休息环境。此外，还协助保卫处把控学校舆论安全，解答学生、教师关于车辆进出校园等问题。
后勤基建处：
协助后勤基建处开展有关后勤管理、服务方面的工作。本学年，较多学生反映热水供应存在水温低、水压低、夜间没热水和热水卡升级等问题。学生校长助理针对学生提出的问题开展了热水调研，随后将调研结果提交至后勤基建处。
除此之外，很多同学对宿舍风扇、空调维修不及时问题意见较大，我们将维修慢的情况反馈给后勤基建处，后勤针对这些问题采取了措施，建立专门的维修报修邮箱，并要求相关工作人员及时上门维修，从而解决维修不及时的问题。同时也将收集到同学们对饭堂的意见、宿舍养宠物等有关后勤管理服务问题反映给了后勤基建处。
还协助后勤部门收集有关宿舍漏水情况的统计，共收集存在漏水宿舍115间，反映至后勤基建处，便于假期进行维修。
资产设备管理处:
协助资产设备管理处开展“智慧校园”运维服务项目的验收工作，向同学们发布《校园网使用情况调查问卷》，共收集到1559份有效问卷，1231条建议和意见。同时也作为学生代表列席相关验收会议，反映同学们的诉求和心声。此外，代表学生列席监督学生作业本、教材、军训服装等的招标会。
财务处：
协助财务处回复艺术生收费标准等有关收费问题。下半学年前期，有艺术生提出省文件下发通知更改艺术生收费标准，当时网上关于广东多所高校艺术类专业涉嫌乱收费的新闻轰动校园，并有报道说暨南大学、华南农业大学、广州大学、广东财经大学、广东技术师范学院等高校已经退还部分专业、部分学生超收学费。基于此事件，我校部分艺术类专业的学生也对学校的艺术生收费标准产生了疑惑，是否存在超高收费的问题。同时许多同学也通过校长信箱，校长助理公众号多种渠道向学校进行了咨询。接到相关同学的咨询后，学生校长助理对接校长办公室和财务处等部门，学校财务处查阅了相关文件，确定我校的艺术生收费标准是完全根据省里相关文件进行制定的，不存在超高收费的问题，并给出正式回复，学生校长助理通过公众号予以公示。除此外，日常工作中还经常回复同学们学费扣除等相关咨询。
学生会：
这学年以来，学生校长助理联合学生会，组织学生食堂陪餐活动以及“阆苑啄木鸟”学生座谈会，以及后期相关问题的处理情况。将学代会16份有关学生提案提交给学校各职能部门，并及时向学生反馈各部门的处理情况。配合学生会、社团联合会对旭日大楼楼前及少康楼的噪音问题进行跟进和处理。
四、存在的问题与不足
作为建校以来的首届学生校长助理，没有以往的工作经验可以吸取，一切都是摸着石头过河。虽然已经经过了一个学年的摸索和完善，但在岗位定位、职责范围、团队分工、工作方法等方面仍然存在诸多问题与不足需要我们去改进。我们也深刻体会距离方案中提出的参与学校建设，推进学校民主管理、民主决策和校务公开目标还有一定的差距。现就将工作存在的问题总结如下：
(一)工作制度仍不完善
经过一年的摸索虽然已经拟定了《XX学院学生校长助理日常工作制度》、《日常值班安排表》、《XX学院领导陪餐实施方案》、《XX学院“书记信箱”“校长信箱”管理办法》、《学生意见反映处理流程》、《关于公开选聘XX学院第xx届“学生校长助理”的方案》等制度文件，囊括职责与权限、办公室工作、例会制度、收集信息、调研和反馈要求、报告和议案撰写等方面。但仍存在一些问题，由于工作的多变性，多数做事方式还停留在个人习惯中，制度不能很好地指导具体工作;发布信息监督管理制度不健全等。
(二)团队分工较不明确
学生校长助理实行日常值班的工作制度，相关工作虽然采取一个助理主抓，多个助理协助的原则，但这也导致的分工不明确和工作实施混乱等问题，为此建议下一届在团队分工问题上要进一步明确。
(三)未能与其他做法成熟的高校的学生校长助理进行交流
这个学期，按计划安排学生校长助理外校学习经验，积极与其他兄弟院校的学生校长助理进行交流探讨，取长补短。但由于工作原因与时间问题，未外出进行交流，没能接触到外校的管理经验。下一届学生校长助理应积极争取外出交流的机会或邀请其他高校学生校长助理团到我校，对我校学生校长助理工作进行指导建议。
(四)个人业务能力有待提高
在上半学年结束时，我们也将业务能力和理论能力的学习列入在2020年工作规划，经过一个学期的学习，虽然每一位助理的业务和实践能力都得到了很大的提高，但离做好一名优秀的学生校长助理还有一定的差距。毕竟学生校长助理内部成员只有五位，服务的对象却是全校同学，人手少、工作多，在复杂的工作面前就容易显得业务水平和理论水平远远不够，特别是在公文写作，呈递处理，公众号宣传，调研分析等方面。就此问题，希望下届学生校长助理在日常工作中系统性安排业务知识和理论知识的学习。
五、感言
时光荏苒，岁月如歌，第一届学生校长助理任期已经结束。这一年来，大家克服各种困难，一步步摸索有效的工作方式，一步步探究合理的工作方法。学校领导把我们当成自己的孩子来照顾、指导，给我们家的温暖，让我们忘记工作了中疲倦。职能部门负责人在工作之余都会热心地问询工作开展得如何，关心学校发展的同学时不时都会给我们提出很好的建议。一年以来，大家都在努力，努力地摸索尝试，在工作中实践，在实践中工作。从某种意义上说，是大家共同承担着学生校长助理工作，共同呵护学生校长助理制度的成长。在这里，我们向关心和指导我们的学校各级领导，理解和配合我们的广大师生，关注和支持XX学院学生校长助理工作的社会人士，表示衷心的感谢!
