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商务谈判中的礼仪用语

| 小龙

随着全球经济的迅速发展,国与国之间的交往日渐频繁,商务谈判又是其中必不可少的环节。那么小编整理了商务谈判中的礼仪用语,供大家分享!

商务谈判中的礼仪用语:商务谈判技巧

技巧一:回答问题之前,要给自己留有思考的时间。“三思而后答”。

回答问题前,要进行认真的思考。催问的情况下,也要进行充分思考,避免仓促作答。技巧:

诚实转告对方你必须进行认真思考,因而需要时间;要求对方把问题再复述一遍,为自己赢得思考时间;通过点烟,倒茶、喝茶,整理文件,拖延回答时间。

美国谈判专家尼伦伯格在他的《谈判的奥秘》一书中曾举了这样一个例子:

美国大财阀摩根想从洛克菲勒手中买一大块明尼苏达州的矿地,洛氏派了手下一个叫约翰的人出面与摩根交涉。

见面后,摩根问:“你准备开什么价?”约翰答道:“摩根先生,我想你说的话恐怕有点不对,我来这儿并非卖什么,而是你要买什么才对。”几句话,说明了问题的实质,并掌握了谈判的主动权。

回答与提问、倾听一样重要。

商务谈判中有问必有答,提问是主动的,回答是被动的。一般来说,回答必须遵循所提的问题。正是这一点,人们普遍觉得回答谈判问题不是一件容易的事。

因为不但要根据对方的提问来回答,并且还要把问题尽可能地说明白、讲清楚,使提问者的问题得到答复,更重要的是回答代表着一种承诺,所回答的每句话都有责任。这就给回答问题的人带来一定的精神压力。

二、针对提问者的真实心理答复

案例一:美国代表团访华时,曾有一名官员当着周的面说:“中国人很喜欢低着头走路,而我们美国人却总是抬着头走路。”此言一出,语惊四座。周不慌不忙,面带微笑的说“这并不奇怪。因为我们中国人喜欢走上坡路,而你们美国人喜欢走下坡路。”美国官员的话里显然包含着对中国人的极大侮辱。周的回答让美国人领教了什么叫做柔中带刚,最终尴尬窘迫的是美国人自己。

案例二:一位美国记者采访周恩来时,看见桌上放着一支美国派克钢笔。他以一种讥讽的口气问道:"请问阁下,你们堂堂中国为什么还要用美国的钢笔呢?" 周恩来淡淡一笑,答道:"谈起这支派克钢笔话就长了。这是一个朝鲜朋友的抗美战利品,他是作为礼物赠送给我的。我想,无功不受禄,就推辞。朋友说,留下做个纪念吧,我觉得有意义,就收下了贵国的这支派克钢笔。" 美国记者一听,顿时哑口无言。这位记者的本意是想挖苦周:你们中国人怎么连好一点的钢笔都不能生产,还要从我们美国进口。结果周说这是朝鲜战场的战利品,反而使这位记者丢尽颜面。

三、不要彻底的回答问题,因为有些问题不必回答

许多谈判专家认为,谈判时针对问题的回答并不一定就是最好的回答。回答问题的要诀在于知道该说什么和不该说什么,而不必考虑所答的是否对题。

例如,对方问“你们打算购买多少?”如果你考虑先说出订数不利于讲价,那么就可以说“这要根据情况而定,看你们的优惠条件是什么?”这类回答通常采用比较的语气,“据我所知…”“那要看…而定”,“至于……就看你怎么看了”。当然,用外交活动中的“无可奉告”一语来拒绝回答,也是回答这类问题的好办法。

四、对于不知道的问题不要回答

参加谈判的人并不是全能全知的人。谈判中尽管我们准备得充分,也经常会遇到陌生难解的问题,这时,谈判者切不可为了维护自己的面子强作答复。因为这样不仅有可能损害自己利益,而且对自己的面子也是丝毫无补。

有这样一个实例,我国内某公司与美国外商谈判合资建厂事宜时,外商提出有税收的请求。中方代表恰好对此不是很有研究,或者说是一知半解,可为了能够谈成,就盲目地答复了,结果使乙方陷入被动的局面。

经验和教训一再告诫我们:谈判者对不懂的问题坦率地告诉对方不能回答,或暂不回答,以避免付出不应付出的代价。

当对方提出的某个问题很难直接从正面回答,但又不能拒绝回答,这时,谈判高手往往用避正答偏的办法来回答,即在回答这类问题时,故意避开问题的实质,而将话题引向歧路,借以解除对方的进攻。

例如,对方问:“你们准备开价多少?”可以闪烁其词,所答非所问,如产品质量、交货期限等,这样,效果会更理想。

商务谈判中的礼仪用语:商务谈判礼仪

◆仪容仪表

商务谈判者在任何场合都要注意仪表端庄、举止文明和着装得体,以体现良好的教养,同时体现良好的企业形象。

1. 仪容

(1)发型要整洁。

谈判者头发应以短为主。男士头发最长后不应过领口,前不应过额头;女士头发的长度要求相对宽松一些,不过最好是不要长过肩部,或挡住眼睛。工作场合,女士必须将长发扎起来,不应任意披散。

(2)面孔要清爽。

谈判者应时刻保持面部干净清爽。男士不宜蓄须,最好每天坚持剃须,绝对不可以胡子拉碴地与人会面。同时,谈判者还要保持口气清新,养成在参加商务活动前不吃生蒜、生葱和韭菜一类带有刺激性气味食物的良好习惯。

(3)手部要干净。

谈判者必须勤洗手、常剪指甲,不要留长指甲,女士也不要涂颜色醒目的指甲油。

另外,女士应适度化妆。白天的社交活动可化淡妆;晚上的娱乐性活动,如舞会等,可化浓一些的妆。

2. 举止

一个人的举止可直接表明他内心的想法。所以,谈判者要做到彬彬有礼、落落大方,遵守一般的礼仪礼节,尽量避免各种不礼貌、不文明的行为。

(1)坐、站、走的姿势。

常言说得好,“站有站相,坐有坐姿”。谈判者只有坐得端正、站得笔直、走得潇洒,才显得精神饱满、朝气蓬勃。男士的站姿应该刚毅潇洒、挺拔向上;女士应站得庄重大方、优雅得体。

(2)需要注意的一些仪态。

谈判者在参加各种商务活动时,不要修指甲、照镜子、抠鼻子、抓头痒、剔牙齿;不要在客人面前打喷嚏、打哈欠、伸懒腰,实在忍不住打喷嚏,要用手帕捂住口鼻,面朝一旁,尽量不要发出声音;女士注意不要喷过浓的香水。

(3)女士优先原则。

当男士和女士同行的时候,对女士要谦恭礼让。上下电梯时,男士应让女士先上先下。当电梯人多时,男士应先上先下为其开道。上楼梯时,男士应让女士走在前面;下楼梯时,男士应让女士走在后面,以防止跌倒、摔跤等意外情况发生。在社交场合,女士走进房间时,男士

要起立。

(4)吸烟规则。

谈判者在挂有“禁止吸烟”或“请不要吸烟”标志牌的地方不可吸烟。如到一个新地方,进入新的场合,如私人住宅、办公室等,谈判者应先问一下主人:“我可以吸烟吗?”如有女士在座,还要征得女士的同意,若无人反对方可吸烟。若逢主人不吸烟,又未请吸烟时,谈判者最好不要吸烟。谈判者吸烟时烟灰应弹在烟灰缸内,吸完烟要将烟头熄灭。

3. 男士的着装

男士在商务谈判时应当穿西装、系领带,深色西装,如蓝色、灰色或黑色适合大多数商务场合。

西装具有国际流行性,在许多隆重、严肃的场合均已被认可并接受,所以商务活动的正式场合穿着西装已成为常规。

西装分为简易与精制两类。穿着简易西装比较随便,但不符合正式场合的要求。在商务谈判的过程中应穿精制西装。

精制西装有严格的制式,即由上衣、背心和裤子构成,三件必须用同一种面料裁制,穿着西装通常以衬衣为内衣,并佩戴领带或领结。

选配衬衣时,应注意其领的高度比西装领高1.5~2厘米,衬衣一定要束在裤腰里。若考虑季节原因,衬衣外加穿羊毛衫,则领带下幅一定要置于羊毛衫内,不可飘荡在其外。

西装纽扣的扣法也极有讲究:穿着双排扣西装时,不论何种场合均应将纽扣全部扣上;穿着单排扣西装只能扣一粒纽扣或者都不扣。一般在正式场合刚见面时,西装均应扣上纽扣,随着活动的展开,为使气氛随意、宽松,则可逐渐解开。

精制西装的口袋各有其用途。左胸的上口袋专供插装饰性手帕;上衣左右所设内袋,用以存放重要的凭据证件;背心的口袋放名贵的小件物品。谈判者不应将口袋装得鼓鼓的。

常言道“西装革履”,穿西装一定要穿皮鞋,而且最好穿黑色皮鞋,而不能穿旅游鞋、轻便鞋或布鞋。皮鞋要上油擦亮,不能布满灰尘。袜子起到衔接裤子与鞋的作用,一般应穿与裤子、鞋同类颜色或较深颜色的袜子。

4. 女士的着装

对于女士,职业套装是最佳选择,这在世界任何地方都适用。在冬、春、秋季节进行谈判时,女士以穿着西装套裙为佳,在一般性会谈中,女士可穿着毛衣套装,外配风衣或大衣。

在夏季,女士着装也应以西装套裙为主,但也可着连衣裙或长、短袖衬衫配西裤或西裙。

女士切忌穿T恤衫、紧身毛线衣及太露、太透的服装,穿裙装时袜口不能暴露在外,一定要穿长筒丝袜。袜子的色彩和纹路不可鲜艳夺目,不可穿网眼款式,一般以肉色为主,袜子不可走丝或残破,最好不穿凉鞋,特别是无后带凉鞋。

首饰的佩戴是女士在商务谈判活动中遇到的另一重要问题。得体的首饰、化妆可以给人以优雅端庄的感觉,会赢得对方的尊重和赞赏。女士佩戴首饰的款式不应夸张,切忌佩戴太多首饰,适当点缀一两件即可。首饰色泽应与服饰协调,质地相同。女士特别要注意:不可佩戴有特殊忌讳,特别是不能佩戴违反谈判对方民俗禁忌的首饰。

◆介绍的礼仪

1. 自我介绍

在迎客场合,主人应先走上前去向来宾边握手边进行自我介绍。自我介绍时,要介绍清楚自己的姓名、身份、职务等。应当注意,在进行自我介绍时,不能把自己的地位和成就直接说出来,如不能说“我是某单位领导”,而应该说“我姓李,在某单位工作”。2. 介绍他人

在商务谈判中,一般由谈判负责人充当介绍人,在介绍他人时要注意以下问题。

(1)注意介绍的顺序。

按国际惯例,介绍顺序一般是:先将年轻的介绍给年长的;先将职务、身份较低的介绍给职务、身份较高的;先将男性介绍给女性;先将客人介绍给主人;先将未婚的介绍给已婚的。原则是社会地位高者有了解对方的优先权。

如果谈判双方以前有过较好的合作或私人关系比较密切,可以先作寒暄,而后再向别人介绍。在熟人间寒暄时,谈判者要注意控制时间和寒暄的亲热度,否则会给周围人以受冷落之感。

(2)无论介绍那一方,都应手心向上,手背朝下,四指并拢,拇指张开,指向被介绍的一方,并向另一方点头微笑进行介绍。

(3)当两位客人正在交谈时,切勿立即将其中一人介绍给第三人。这一规则在商务谈判中很重要。

◆握手的礼仪

握手是人们在见面或离别时最常用、适用范围最广的一种相互致意的方式,握手时应注意以下几个方面。

1. 握手的次序取决于握手人双方的年龄、地位、性别等因素。

在商务谈判场合,通常握手的次序为:主人先伸手,客人随之;年长者先伸手,年轻者随之;职位高者先伸手,职位低者随之;女士先伸手,男士随之。

2. 握手时间通常以3~5秒为佳,尤其是第一次见面时。

如果一方握住对方的手持续时间过长,会被对方认为热情过度、不懂礼貌。一般握一下即可,如果是熟人,时间可稍长些。男女之间不管生熟与否,都不宜用力握手,只握一下女士手指部分,女方若不伸手,男士只能点头或鞠躬致意。

3. 女士可以戴手套握手,尤其是在戴晚礼服手套时,但男士必须摘下手套,不能戴手套握手。

4. 人较多时,握手应该按照次序进行,不能交叉握手,而应等待对方与他人握手后再伸手。

谈判中,既可站着握手,也可坐着握手。

5. 在任何时候,拒绝对方主动握手的行为都是最失礼的。

但当手上有水或手不清洁时应谢绝握手,并说明理由。

6. 握手要注意面部表情。

面部表情是配合握手的一种辅助动作,对加深双方情感和印象有重要的作用。握手时,要双目注视对方,面带笑容,不能用冷淡呆板的表情与对方握手。

◆迎送礼仪

迎客和送客是接待工作的两个重要环节。热情的迎来送往,善始善终,能使客人高兴而来,满意而归,给谈判对方留下美好的印象。

1. 迎送规格

接待方确定迎送规格时,要依据前来谈判人员的身份和目的,适当考虑双方的关系,同时注意国际惯例,然后对以上因素进行综合平衡。

其中,谈判者特别应注意以下三个方面:

第一,主要迎送人与来宾的身份和地位通常要对等。若迎送人因故不能出面或不能完全对等,应灵活变通,由职位相当的人士或副职出面,但是应非常礼貌地向对方解释。当然,接待方有时也会从发展双方关系或其他需要出发,破格接待,安排较大的迎送场面;

第二,接送交通工具的安排要符合一定的规格;

第三,下榻宾馆的食宿安排要符合一定的规格。

2.准确掌握来宾抵离的时间

接待方有关人员应及时、准确地掌握来宾所乘交通工具的抵离时间,尽早告知全体迎送人员及相关单位,如有变动也应及时通知。迎接来宾时,迎接人员应在来宾交通工具抵达前15分钟左右提前到达机场、车站或码头,以示对对方的尊重。另外,如果是迎接陌生来宾,迎接人员要做好双方确认的准备工作,最好举个小牌子,牌子上可以写“某某公司欢迎您”的字样。

送别来宾时,送行人员应事先了解来宾离开的准确时间,提前到达来宾住宿的宾馆,陪同来宾一同前往机场、车站或码头;也可以直接前往机场、车站或码头恭候来宾,待来宾到达后,送行人员应按一定的顺序同来宾一一握手话别。

3. 做好接待的准备工作

当接待人员得知来宾抵达日期后,应首先考虑其住宿问题,在对方尚未启程前应先问清楚对方是否已经自己联系好住宿,如果未联系好,或者对方是第一次到此地,则应代其预订酒店房间,最好是等级较高、条件较好的酒店。来宾到达后,迎接人员通常只需稍加寒暄,即陪来宾前往酒店,在行车途中或在酒店简单介绍一下情况,征询一下对方意见,即可告辞。来宾到达的当天,最好只谈第二天的安排,另外的日程安排可在以后再进行详细讨论。

4. 乘车与陪车礼仪

来宾抵达后,从机场、车站、码头到住地,以及谈判结束后由住地到机场、车站、码头,有时需要接待人员陪同乘车。这时接待人员应请来宾坐在自己右侧。对于双排座的轿车,若带有译员,译员坐在司机旁边。对于三排座的轿车,译员坐在主人前面加座上。

上车时,先请来宾从右侧车门上车,接待人员再从左侧车门上车,以免从来宾膝前穿过。上车时,若来宾先上车,坐到了接待人员的位置上,则不必请来宾再挪动位置。

5. 电梯礼仪

进入无人驾驶的电梯时,接待人员应首先进入,在确认来宾安全进入电梯后负责开动电梯,电梯停稳后,接待人员应该按住电梯开门按钮,请来宾先出;进入有人驾驶的电梯时,接待人员应最后入内。离开电梯时,接待人员应视自己站立的位置灵活应变。如自己位置靠里,则应请来宾先下,自己最后一个离开;若是自己堵在门口,应首先出去,然后等待来宾走出电梯。

◆会谈礼仪

会谈指的是具体的交谈、谈判。这是谈判的实质性环节,在会谈的过程中,必须注意会谈礼仪。

1. 尊重对方、理解对方。

在交谈中只有尊重对方、理解对方,才能赢得对方的尊重和信任。因此谈判者在谈判之前,应当首先调查研究对方的心理状态,采用对方容易接受的交谈方法和态度;然后分析对方讲话的语言习惯、文化程度、生活阅历等,做到多手准备、有的放矢。谈判者千万不可信口开河,更不可咄咄逼人,当发现对方失言或有语病时,不要立即加以纠正,更不要当场表示惊讶,的确有必要告诉对方时,应当委婉地告知。在交谈过程中,当谈判者自己失言或失态时,应当立即向对方道歉,不要自我辩解。

2. 态度和善、言语得体。

谈判双方交谈的内容一般不要涉及疾病、死亡等不愉快的事情,谈判者也不要直接询问对方的履历、工资收入、家庭财产、衣物价格等个人生活问题。在与西方谈判者谈判时,不要询问女士的年龄和婚姻状况等,对方不愿意回答的问题也不要追问。一旦涉及对方反感的问题,谈判者要表示歉意。另外,谈判者不要批评长者、身份高的人,不要讥讽别人,不要随便议论宗教问题,不要议论他国内政,争论问题要有节制,不可进行人身攻击。同时,谈判者要注意用词得体,能准确表达自己的意思。

3. 及时肯定对方。

当谈判双方的观点出现类似或基本一致时,谈判者应当迅速抓住时机,用溢美之词肯定共同点,如有可能还要想办法及时补充、发展双方一致的论点,引导、鼓励对方畅所欲言,将交谈推向高潮。

4. 恰当地掌握各自所占用的时间,发言机会应均等,表情应自然、大方,要使用礼貌用语。

谈判者说话过多,可能会使对方认为言过其实,故意炫耀;说话过少,又可能会使对方觉得缺乏诚意,探己虚实;过于坦率,有时难免伤害对方的自尊心;过于委婉,又会给对方造成油滑、做作的印象。

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